Châteaubriant, Juillet 2017

 

Le handover, c’est quoi ?

Dans le cadre de leur contrat, les EPC ( Engineering, Procurement and Construction - ingénierie, approvisionnement et gestion de construction) doivent fournir l’ensemble des données de leurs projets à leurs clients, les OO ( Owner Operator – opérateur propriétaire) : c’est ce qu’on appelle le handover (« remettre » en français).

Les EPC génèrent de vastes quantités d’informations d’ingénieries (modèles 3D des actifs, informations électriques, spécifications des composants, diagrammes de tuyauterie et d’instrumentalisation, indications de sécurité...). Ces informations sont importantes pour les équipes opérationnelles rattachées au projet. En effet, elles jouent un rôle clef dans le démarrage opérationnel du projet, permettant ainsi aux équipes d’être correctement informées et orientées. Elles sont notamment utilisées dans la maintenance, la gestion des actifs de l’entreprise, l’évaluation des risques et l’analyse des systèmes de conformité.

Cet article fait suite à l’étude d’un rapport publié par AVEVA en 2017. Ce rapport portait sur l’approche du handover et les préoccupations de 50 décideurs sur des projets oil & gas. De plus, six experts indépendants en gestion du pétrole et du gaz ont été interviewés afin d'élaborer un guide sur les meilleures pratiques à adopter pour un meilleur handover.

De nombreuses sociétés reprochent au handover d’engendrer des risques inutiles, des coûts supplémentaires mais aussi des retards conséquents. Ces trois principaux reproches sont dus à un manque de définition des livrables de fin de chantiers et du fait que le handover est considéré comme une étape finale d’un projet, et non comme un processus déployé tout au long.

Le handover, une pratique discréditée

 

Le handover dans le domaine industriel a toujours été présenté comme un problème. Le plus souvent, on observe une mésentente entre les informations espérées par les propriétaires d’installations générales et les informations délivrées par les EPC. Ceci s’explique par un manque de contractualisation du handover, en amont du projet, sur le type d’informations désirées, le format et le délai de remise des documents.

Les trois types d’erreurs lors du handover (erreur de dépôt, mauvaise dénomination et mauvais marquage) entraînent une perte de temps conséquente lorsqu’il s’agit de retrouver les informations correctes. Cela entraîne ainsi des coûts importants qui retardent le démarrage du projet suite au handover, ainsi que de longues périodes de temps d’arrêts.

 

Les conséquences graves d’un mauvais handover 

 Parmi les owner operator interrogés, l’étude AVEVA montre que :

• 98% ont été confrontés à des délais supplémentaires suite à un mauvais handover.
• 90% ont fait face à des coûts additionnels à cause d’une information mal classée et 84% pour rendre la donnée utilisable sur leurs systèmes.
• 92% estiment qu’au moins un des problèmes liés aux informations a provoqué des délais importants.

Un mauvais handover résulte donc en des coûts importants et imprévus.

 

Les constats de l’étude AVEVA

Constat 1 : Il y a un écart de compréhension entre ce que demandent les owner-operators et ce que les EPC livrent.

Constat 2 : L’utilisation des technologies de gestion de l'information est inadéquate

Constat 3 : Le handover est considéré comme une étape tardive qui est repoussée à la fin des projets par les propriétaires

 

Comment réduire les coûts et les retards liés au handover ?

Il est possible d’améliorer le processus du handover afin de réduire le prix, les délais et les risques. Selon les six experts indépendants interviewés et les 50 propriétaires, voici les recommandations à adopter pour un meilleur handover :

A) Planifier un handover de qualité : Opter vers un transfert progressif de l’information

Le contrat entre les EPC et les OO doit donc définir exactement quelles données sont attendues et sous quel type de format elles doivent être transmises, et ce pour les différentes informations (process, données électriques et mécaniques, norme d'ingénierie...).

Les experts préconisent de planifier, c'est-à-dire mettre des étapes importantes de transfert de données et non plus une seule et unique échéance finale (le handover). Il est important d’imposer des étapes contractuelles en matière de délivrance d’informations et d’instaurer un suivi et une meilleure communication entre les EPC et propriétaires. Ceci permettrait d’améliorer le partage de l’information et donc, selon 68% des répondants, diminuer le coût et les délais.

B) Mettre en œuvre des technologies de gestion de l'information adaptées

Un transfert progressif efficace exige que les bonnes technologies soient mises en place pour soutenir les normes d'ingénierie et l'application du calendrier de transfert. L’utilisation de nouveaux logiciels pour le handover requiert des investissements dans les logiciels propres, dans la formation à leur utilisation.

Le handover doit être planifié en amont et intégré depuis le début du projet. Un handover planifié permet de réduire les coûts et le temps associés aux challenges listés plus haut.

Il est indispensable de changer les pratiques sur le handover

Selon les experts interrogés, le handover dans sa forme actuelle est un gaspillage de temps, une inefficacité et peut souvent avoir un impact sur la rentabilité d'un actif. La seconde est que ces problèmes peuvent être résolus en passant à une approche progressive et planifiée du handover (comme vu précédemment avec l’instauration d’étapes de contrôle). Dans les pratiques existantes du handover, l’inexactitude des informations délivrées entraînent des coûts et des retards imprévus. Ils peuvent être faibles par rapport à la valeur globale de l'actif, mais ils ne sont pas négligeables car pouvant s’élever à plusieurs millions de dollars.

La nécessité de changement est forte. Le handover doit faire partie de la conversation et être prévu au début de tout projet. Ceux qui s'appuieront sur les données d'ingénierie, les dessins, les documents et les modèles doivent être consultés, et il faut consacrer du temps à identifier quelles informations doivent être transmises, comment elles seront présentées et structurées. Cela devrait également inclure l’instauration d’étapes permettant de définir un retroplanning qui stipulerait les dates de remises d’informations. Les détails exacts devraient être clairement expliqués à toutes les parties et définis dans les contrats. Les formats doivent être définis au préalable pour permettre d’utiliser la technologie dédiée à la gestion des flux d’informations d’ingénierie.

Cette combinaison entre l’instauration d’un processus de planification et le choix d’une technologie dédiée permet de transmettre l’ensemble des informations de manière contrôlée, vérifiée et à intervalles réguliers. Elle fournit une surveillance claire et un contrôle des coûts des projets et permet ainsi d’économiser des centaines de milliers d'heures par jour dans la vérification des données techniques.

Ce rapport a montré que remplacer la pratique du handover par un flux d'informations utilisables et progressives dans les systèmes des propriétaires, offre des économies réelles et des améliorations d'efficacité tant pour le propriétaire que pour le EPC: une amélioration du procédé existant et proactif permettant de gagner du temps et de l'argent tout au long du projet mais aussi à la fin du chantier.

 

Cet article vous a plu ? Partagez-le sur les réseaux sociaux !